İşiniz ve endüstriniz ne olursa olsun, hepimiz iş yerinde nasıl verimli olabileceğimizi öğrenmek ve profesyonel hedeflerimize ulaşmak istiyoruz. Ancak gerçek verimlilik, işleri yapılacaklar listesinden kontrol etmekten daha fazlası.

Neyse ki, birkaç dokunuşla günlük iş alışkanlıklarınıza çekidüzen verebilirsiniz.

Nasıl mı?

Aşağıdaki basit ipuçlarıyla başlayın ve üretkenliğinizin nasıl değiştiğini görün.

1. Düzenli kalarak üretkenliğinizi artırın

Toplantılar, gelen telefonlar ve e-posta’lar… Bu kadar iş yoğunluğu içinde tuttuğunuz notları hangi not defterine yazdığınızı hatırlamaya çalışırken ani panikler yaşayabilirsiniz. Not alma işleminizi kontrol altına almak istiyorsanız, Evernote tam size göre bir araç.

Bu çevrimiçi araç notlarınızı almanıza, düzenlemenize, aramanıza ve paylaşmanıza yardımcı olur. Kolayca ulaşılabilecek ve kolayca bulunabilecek tüm bilgilere ve yapılacaklar listenize ulaşmak için ihtiyacınız olan her şey Evernote’ta.

Evernote, not akışınıza hem bilgisayarınızda hem de mobil cihazınızda her zaman bağlı kalmanızı sağlar. Notlarınızı çevrimdışı olarak bile güncelleyebilirsiniz. Tekrar çevrimiçi duruma geldiğinizde, notlarınız hemen buluta senkronize edilir.

blank

2. Etkili iletişim kurarak zamandan kazanın

Teknoloji her ne kadar bir tuşla iletişim şeklimizi değiştirmiş olsa da, her zaman bize zamandan tasarruf sağlamıyor. McKinsey tarafından yapılan bir çalışmaya göre, e-posta’lar bir çalışanın zamanının yaklaşık %28’ini alıyor. E-posta, çalışanlar için en çok zaman alan ikinci etkinlik.

Bu yüzden e-posta’ya güvenmek yerine, daha hızlı ekip iletişimi için tasarlanmış Slack gibi sosyal ağ araçlarını deneyebilirsiniz. Ayrıca, çalışanlarınızı zaman zaman daha eski bir iletişim biçimi benimsemeye de teşvik edebilirsiniz. Hızlı bir toplantı veya telefon görüşmesi yapmak, saatlerce süren e-posta trafiğini çözebilir.

blank

3. Görevleriniz arasında öncelik sıralaması yapın

Projelerinize, planlanan teslim tarihlerine ve iş miktarına göre öncelik verin. Her proje için kendinize yeterli bir süre tanıyın ve işlerinizi daha hızlı halletmek için kendinize bir zamanlayıcı ayarlayın. Görevler arasında ileri geri atlama yapmayın. İşlerinize birer birer odaklanın. Herhangi bir görevi bitirdiğinizde, bir mola verin. Sonrasında farklı bir göreve geçirin.

blank

4. Büyük projeleri küçük parçalara ayırın

Elinizde büyük bir proje varsa, üstesinden gelmek gözünüzde büyüyebilir. Projenin önemli olduğunu bilseniz bile, psikolojik olarak işi asla bitiremeyeceğinizi düşünebilirsiniz. Bundan kaçınmak yerine, bu büyük projeyi bir dizi küçük göreve ayırmayı deneyin. Hafta boyunca tamamlayacak şekilde işinizi planlayın. Büyük bir hedefe doğru ilerlediğiniz hissi, diğer görevlerinizde de size ilham verecektir.

blank

5. Görev bitiş tarihleri belirleyin

Çoğu zaman insanlara bir zaman sınırı olan projeler verilir. Bu görevleri son dakikada halletmek, görevi tamamlamaya çalışırken yeterli olmaz. Görevlerinizi tamamlamanızı sağlamanın en iyi yollarından biri, kendinize görev bitiş tarihi koymaktır. Bu, yapmanız gereken her şeyi takip etmenize ve çok daha verimli olmanıza yardımcı olur.

blank

6. Bir gece önceden yarını planlayın

Birgün sonra sizi bekleyen tüm işler için üzülmek yerine geceleri basit bir yapılacaklar listesi çıkarmak ve ertesi gün için kısa bir liste oluşturmak, verimli bir çalışma ortamı yaratmanıza yardımcı olabilir.

blank

7. Yardım istemekten korkmayın

Her şeyi kendiniz yapmaya çalışmayın. Daha zayıf olduğunuz ve yardıma ihtiyacınız olan şeyler olabilir. Bazen, iş yerinde yardım istemek, zamanınızı daha iyi bir şekilde yönetmeye çalışırken yapabileceğiniz en iyi şeydir.

blank

Emin olmadığınız bir şey varsa, bir iş arkadaşınızdan yardım istemek, yapılacak en iyi eylem olabilir. Bu, görevde harcayacağınız zamandan tasarruf etmenize yardımcı olur. Bir iş arkadaşınızdan yardım almak, yalnızca harcayacağınız zamanı azaltmakla kalmaz, aynı zamanda yaptığınız işin kalitesini de artırabilir. Özellikle de tavsiye istediğiniz kişi yaptığı işte çok iyiyse…

8. Belirli görevleri otomatikleştirin

McKinsey tarafından hazırlanan bir rapora göre, iş yeri faaliyetlerinin yüzde 45’i otomatikleştirilebiliyor. Toplantı planlama, fatura oluşturma, teklif veya özetler oluşturma ve hatta e-posta’ları sıralama gibi şeyler size zaman kazandırmak için otomatikleştirilebilir. Örneğin, ekibinize bir toplantı için ne zaman hazır olacakları konusunda bi e-posta göndermek yerine, takvimlerinizi herkesin bir araya gelebileceği bir zaman bulmak için senkronize edebilirsiniz.

blank

9. Dikkat dağıtan şeyleri en aza indirin

Bir proje üzerinde çalışırken dikkatinizin dağılmasını en aza indirmeye çalışın. Cep telefonunuzun zil sesini kısın ve görüş alanınızdan uzak tutun. Televizyon programları gibi gürültü oluşturacak diğer tüm araçları kapatın. Açık bir ofiste çalışmıyorsanız, diğer dış sesleri önlemek için kapınızı kapatın. İş arkadaşlarınızla sosyalleşmekten kaçının. Çalışma modundan çıktığınız an, kısa bir mola verin.

blank

10. Çalışma alanınızı kişiselleştirin

Çalışma ortamınızı herkese benzer şekilde tasarlamak yerine alanınızı kişiselleştirmek, çalışma ortamınızla bağlantınızı artırmak için çevrenize tanıdık nesneleri yerleştirmeyi içerir.

blank

Çalışırken kendinizi yabancılaşmış gibi hissediyorsanız veya sadece çalışma ortamınızın konforunu artırmak istiyorsanız, bir resim çerçevesi getirin, ekran koruyucunuzu değiştirin ve çalışma ortamınızı kişiselleştirin.

Masanızda bir aile portresi ya da evcil hayvanınızın komik bir ekran koruyucusu olsun. Çalışma ortamınıza kişisel bir dokunuş sağlayın.

11. Düzenli bir çalışma alanı sağlayın

Daha hızlı çalışmak istiyorsanız, her şeyin erişilebilir ve organize olması yararınıza olur. Masanızda ne kadar çok dosya ya da materyal varsa, dikkatiniz o kadar çok dağılır. Temiz bir çalışma alanı zihninizi temizlemeye yardımcı olur. Bu yüzden elinizdeki görevle ilgili belgelere doğrudan ulaşabilmek için masanızı düzenli tutun ve bilgisayarınızın masaüstünde de dağınıklık yaratmayın.

blank

12. Gürültü mü yoksa sessizlik mi karar verin

İnsanlarla çevrili bir alanda olmak, çalışmak için size ekstra baskı veya motivasyon sağlayabilir. Henry Allport tarafından yapılan bir araştırma, bireylerin çevresi kalabalık olduğu zaman üretkenliklerinin arttığını göstermiş. Ancak, bu durum herkeste aynı işlemiyor. Bazı insanlar çalışırken yalnız olmayı seviyor. Bu yüzden hangi düzeyde faaliyetin sizin için en uygun olduğunu bulmak, üretken kalmanıza yardımcı olacaktır.

Sessiz bir ortamda daha iyi çalışıyorsanız, ancak sessiz bir yer bulamazsanız, kulak tıkacı ve gözlerinizin etraftakilere takılmadığı bir köşede çalışmayı deneyin. Gürültülü ortamda daha iyi çalışıyorsanız, ancak kendinizi sessiz bir yerde bulursanız, kulaklıklarınızı takıp müzik dinlemek, çalışırken arka plan gürültüsü oluşturmanıza yardımcı olabilir.

blank

13. Pozitif Düşünün

Pozitif düşünmenin üretken üzerinde büyük etkisi var. Şu küçük senaryoyu hayal edin: Son teslim tarihi olan bir proje için baskı altındasınız. Çok fazla gereksiz panik yaptığınızda, aslında yapmanız gereken iş yerine, proje yetişmezse ne yaparım düşüncesine takılıp gidersiniz. Oysa daha pozitif bir bakış açınız olsaydı, endişelenmek için zaman kaybetmek yerine, hedefinize ulaşmak için bir şeyler yapmak için daha fazla zaman harcardınız.

blank

14. Mola verin

Bilim adamları bir seferde 90 dakikadan fazla odaklanamayacağınızı söylüyor. Bu da bir görev üzerinde çalışırken maksimum 90 dakika çalışmanız, sonrasında ise mola vermeniz anlamına geliyor.

blank

15. Bitki ve oda spreylerini unutmayın

Birçok akademik çalışma, bazı kokular ve anılar arasında bir korelasyon olduğunu savunuyor. Bireyler kokulara karşı geniş ölçüde farklı duygusal tepkilere sahip olabilse de, çalışmalar bazı kokuların duygularımızı değiştirebileceğini ve ruh halimizi iyileştirebileceğini gösteriyor.

blank

Belirli bir kokuya olumlu bir cevabınız varsa, neden çalışma ortamınızda da bu kokuyu kullanıp, çalışırken kendiniz için daha olumlu bir atmosfer yaratmıyorsunuz?

Ayrıca çalışma ortamınızın taze ve temiz kokmasını sağlamak için oda spreyleri kullanmayı deneyebilir ya da bir buket çiçekle tatlı ve taze bir koku sağlayabilirsiniz.

16. Doğal ışıktan faydalanın

Hepimiz biliyoruz ki cildimizdeki doğal güneş ışığının sıcaklığını hissetmenin keyifi bir başka. Bazı çalışmalar da bu durumu destekliyor ve doğal ışığın verimliliği artırdığını, sağlığı iyileştirdiğini, davranış ve ruh hali üzerinde olumlu etkiler yaratabileceğini dile getiriyor. Bu yüzden hafif açık bir pencereden gelen doğal ışık ve esinti, gerçekten odanızın havasını değiştirebilir ve daha mutlu hissederek çalışmanızı sağlayabilir.

blank

17. Su ve atıştırmalık yiyecekleriniz hep elinizin altında olsun

Günde 6-8 bardak su içmek zor takip edilebilir ve bazı insanlar için su içmek istemeyerek yapılan bir eylemdir. Ama ne olursa olsun, masanızda veya çantanızda bir su şişesi bulundurmaya çalışın.

Güne kahve veya çayınızla başlasanız bile gün boyunca düzenli olarak su için. Su içmeyi sadece genel sağlık, üretkenlik ve hafızanızı arttırmak için değil, aynı zamanda sizi tazelemesi için de ihmal etmeyin.

blank

İşinize dalmışsanız, bir şey yemeyi veya içmeyi unutabilirsiniz. Bu yüzden kendinize su içmek ve atıştırmalıklar için molalar planlayın ve gün boyunca bir su şişesini gözünüzün önünde tutun.

Ya atıştırmalıklar…

Aç bir zihin odaklanmış bir zihin değildir. Bu yüzden çalışırken kendinizi mutlu etmek için en sevdiğiniz atıştırmalıklardan birkaçını yanınızda bulundurun.

18. Dengeli bir sıcaklığı koruyun

Evinizin konforu dışında çalışacaksanız, ortamın yeterince sıcak veya serin olduğundan emin olun. En sevdiğiniz süveteri veya battaniyeyi masanızda veya seyahat çantanızda tutun. Sıcaklığı hoş bir seviyede tutmak, çalışırken sizi faslasıyla rahat ettirecektir.

blank

19. Bir ödül sistemi oluşturun

Ödül, ertelediğiniz şeyleri bile halletmenize yardımcı olmanın en kolay yoludur. Hava almak için beş dakikalık bir mola vermek, sağlıklı bir atıştırmalık almak ya da sevdiğiniz bir müziği dinlemek… Basit gibi görünse de, temel bir ödül sistemi kullanmak işlerinizi halletmenize ve tatmin olmanıza yardımcı olacaktır.

blank

20. Sosyal medyadan uzak durun

Dikkatli olmazsanız, sosyal medya dev bir zaman emici olabilir. Sosyal medyanın dikkatsiz kullanımını en aza indirgemek, dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmanıza yardımcı olur, böylece daha fazlasını yapmaya odaklanabilirsiniz.

blank

Sosyal medyayı kullanmayı seviyorsanız bile, gün boyunca sosyal medya bildirimlerini kapatmayı bir alışkanlık haline getirin.

Unutmayın, daha uzun saatler çalışmak, daha fazla iş yapmak anlamına gelmez. Verimliliğinizde fark yaratan, çalışma saatlerinde yaptığınız şeylerdir. İşe gidip gelme sırasında küçük işleri yolda hallederek, görevleri otomatikleştirerek ve iyi bir şekilde dinlenerek hafta boyunca biraz daha üretken olabilirsiniz.

İş yerinde verimli çalışmak için verdiğimiz listedeki üretkenlik ipuçlarından herhangi birini denediniz mi? Sizin için nasıl çalıştıklarını bize yorum olarak bildirebilirsiniz.